环境管理体系认证第一阶段审核／文件审核
发表日期：2011-04-23 11:44:10 来源：互联网; 点击次数：
文件审核
文件审核是指审核组对受审核方的环境管理体系文件主要包括环境管理手册、程序文件及背景资料的审阅。文件审核是现场审核的基础和先行步骤。
一、文件审核的目的
1．了解受审核方的环境管理体系文件（主要是环境管理手册和环境管理程序文件）是否满足ISO14001标准及相关环境法律法规的要求，从而确定能否进行现场审核。
2．了解受审核方的环境管理体系情况，以便进行审核准备，例如编制现场审核计划，编写检查清单等。
二、文件审核的要求
通过文件审核，应对以下方面作出评价：
1．文件内容是否覆盖并符合环境管理体系标准全部要素中的管理要求，不应回避和遗漏；
2．通过文件内容描述的环境管理体系是否具备系统性、逻辑性及连贯性，是否体现体系文件的结构和层次，是否给出相关文件的路径；
3．初步审查文件的合理性；
4．环境管理体系文件是否现行有效，符合文件控制要求；
5．名词术语是否符合GB/T24001-ISO14001标准的要求。
三、文件审核收集的信息
文件审核除主要收集受审核方提供的环境管理手册和程序文件外，还应包括以下材料：环境因素及重要环境因素清单、法规法规清单、目标、指标、环境管理方案。除此之外审核组还可视情况收集以下背景资料（可不仅限于此）：环评报告、“三同时”验收报告、厂区平面图、地理位置图、工艺流程图、动力及下水管网图、环境监测报告、污染源调查报告、排污收费记录、环境管理奖惩记录、主要有毒有害化学品清单，主要原、辅材料清单、组织机构图，相关法律法规及排放标准、前一次审核的记录及报告（如不是初次审核）等等。
四、文件审核
1．审核内容
ISO14001标准中没有针对环境管理体系文件结构及框架规定内容，在进行环境管理体系文件审核时首先应将体系文件作为一个整体来把握，其次再依据组织的文件层次逐级进行审阅，分别审核各级文件中涉及的体系要素内容与环境管理体系标准的符合性以及文件之间的关联性。
文件审核可借助“环境管理体系文件审核检查表”等工具进行，以作出体系文件所描述要素的符合、不符合、需改进的判断，同时也为其它文件的审核和现场审核寻求审核思路和线索。针对体系文件的不符合及需修改之处，应提出审核意见，最后应形成总的审查结论并体现在“环境管理体系文件审核报告”或“第一阶段审核报告”中。
以下针对审核内容分别加以论述：
（1）文件体系的审核
①了解组织环境管理体系文件的层次和结构，判断是否适合于组织的情况，包括其职能设置、规模大小等；
②环境管理体系文件是否能够覆盖并满足标准的17个要素的全部管理要求，不应回避及遗漏。例如：
·手册（如制订）是否覆盖标准的17个要素；
·程序是否至少覆盖了标准中要求建立并保持程序的要素内容。
③环境管理体系文件整体上是否能够覆盖审核的范围；
④每一份环境管理体系文件（如手册、程序文件、作业指导书）是否明确界定其范围，在其范围内是否描述充分并满足标准要求；
⑤环境管理体系文件（如手册、程序文件、作业指导书）之间是否层次清晰，逻辑关连；
·每个文件是否给出了相关文件的路径；
·如相关文件较多，不能逐一导引，是否以其它方式表明各体系文件的关系。
⑥环境管理体系文件（如手册、程序文件、作业指导书）从整体上是否能够体现各要素之间的关系，每个文件与其它文件的接口是否内容协调统一；
⑦环境管理体系文件在组织管理中是否具备权威性；
·最高管理者是否以某种方式（如签署一个环境管理体系文件发布令）承认并表明其权威性；
·各级文件是否经过具备足够资格和权限的人员审阅和批准；
⑧环境管理体系文件是否覆盖了全部重要环境因素的控制；
⑨受审核方提交的环境管理文件是否现行有效版本且符合文件控制的要求，是否修改换版，如非初次审核，文件的修订是否合理，局部的调整是否将有接口关系的其它文件作了相应的调整；
⑩审查环境管理体系运行的重要资料：环境因素清单、重要环境因素清单，法律法规清单、目标指标环境管理方案、内审及管理评审报告等，籍此考查体系要素运行的有效性和合理性。
（2）环境管理手册的审核
多数组织将环境管理体系文件分为手册、程序文件和作业指导书，如组织单独制订环境管理手册，审核时可以考虑以下方面：
①审核手册是否简要描述了环境管理体系的17个要素并体现了它们之间的相互关系；
②在每一要素论述中是否针对下级文件给出索引路径；
③是否阐明组织的环境方针；
④是否明确环境管理体系各个职能与层次的组织机构与职责；
⑤是否清晰描述了环境管理体系文件，包括其层次、结构及相互关系；
⑥是否提供了环境因素（特别是重要环境因素）清单，法律法规清单，目标、指标和环境管理方案等重要信息和体系运行结果的路径；
⑦是否阐明了体系依据的标准和体系建立实施的范围。
（3）程序文件的审核
如组织制订独立的程序文件，审核时可以考虑以下内容：
①环境管理程序文件是否覆盖标准中要求建立并保持程序的要素内容；
②每一程序文件是否明确阐述该程序的目的和范围；
·是否清晰描述程序运行的职责；
·程序及方法描述是否清晰，具备可操作性，是否具备可检查性；
·内容是否覆盖其范围。
③运行控制、应急程序如可能是否提出明确的运行标准。
（4）体系要素文件化的审核（17个体系要素）
以上审核内容主要针对文件的整体充分性及基本要求而言，对于环境管理体系文件审核的核心是对文件所反映的体系加以审核，以判断其符合性。针对17个要素的文件审核应关注以下几点：
①ISO14001标准要素中的内容是否全部纳入文件，或通过文件表明能够达到标准要求的功能和目的；
②是否能够体现出各个要素之间的相互关系，且要素之间接口一致；
③不同的体系文件针对要素的描述是否具备一致性，要素的功能是否明确。
上述审核内容，可作为审核员进行文件审核时的切入点和审核线索来考虑，不应简单地以此作为判断符合与不符合的依据，审核员应结合组织的实际情况针对发现的问题分析其合理性，最终从体系上依据审核准则进行判断。
2．几点说明
关于环境管理体系文件审核，强调以下几点注意事项：
（1）环境管理文件的发布日期及其版本变更，体现了环境管理体系运作的起始和发展状态，审核员应予以注意。
（2）从环境管理体系文件及相关资料中，审核员可以了解到受审核方的规模、历史沿革、组织机构、产品特点、荣誉信誉等基本信息，可为审核判断提供依据。
（3）在进入现场前进行的文件审核并不意味着文件中存在的全部问题都已找到，在现场审核时，尚需对环境管理体系文件是否符合标准进行审查，同时考查其针对实际运作的策划合理性和可操作性，如存在不符合内容，也应构成不符合。
（4）环境管理体系文件的审核，一般仅限于受审核方提交的手册和程序文件，但如果组织的体系文件层次较为复杂（如存在总公司级手册程序文件，分公司级手册程序文件的复合型体系）或受审核方提供的部分程序文件较为简略，基本控制内容放在作业指导书中，以及部分组织将某些要素的程序导引到质量等其它体系文件的兼容内容中去，以上几种情况审核组均应请受审核方补充提供充分的文件，以供审核员能够对其环境管理体系进行把握。
（5）在初次认证之后的年度监督和复评审核中应重点关注环境管理体系发展变化涉及的相关文件内容，考查文件的修改调整是否符合标准的要求和持续改进的承诺。
（6）在文件审查的同时，审核组需要收集（或接受受审核方提供）适用于该行业的环境法律法规文件的最新版本，它构成了<
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