管理体系实施中的问题与对策
发表日期：2011-04-23 11:47:32 来源：互联网; 点击次数：
1 引言
质量、环境和职业安全健康等管理体系是目前大多数企业及其他组织规范自身管理和提高管理水平的重要手段，其管理思想和模式正被越来越多的管理者所接受，在实际工作中各管理体系也正在发挥着应有的作用。
目前推行的质量、环境和职业安全健康管理体系所遵循的管理思想完全相同，都采用的是P—D—C—A戴明管理模式。戴明管理思想朴素而科学，内涵容易理解，也比较容易在实际工作中应用。但是，总结目前我国已实施管理体系的各类型单位中的情况，都不同程度地存在着管理体系的运行和日常管理工作相互脱节的情况。一边是建立了庞大的管理体系的文件系统，并通过了体系审核认证，且每年还按规定接受有关认证机构的监督审核，整改审核过程中提出各类不符合项；而另一方面，企业的日常管理工作仍然延用着传统工作模式，与管理体系毫无关系，失去了建立管理体系的真正作用和意义。管理体系中涉及到的资料和记录只有在审核前才会突击补充或临时编制，对于内部审核等所必须的体系活动，也是周期性地开展，从实际效果看，已经违背了管理体系科学化、规范化的管理目标。
2 影响管理体系实施效果的因素
总结企业管理体系实施的现状，经过实际调研和认真分析，笔者认为管理体系在某些组织内不能得到真正意义的实施，概括起来包括以下几方面因素。
2.1 对管理体系内涵认识不足
管理体系作为规范、先进的管理方式，产生于西方发达国家，并且经过多年的总结和完善，是得到实践检验的科学方法。而我国引入也只有十多年的时间，目前我们仍然处于学习阶段，所以，不可避免地在理解深度和准确度上存在距离，只了解工作模式和框架，而对管理体系的内涵和如何准确实施并不十分清楚，更不能从思想上重视和接受，所以，脱离了企业的管理实际。
2.2 不能真正做到全员参与
无论是职业安全健康管理体系还是环境管理体系，都非常强调全员参与，ISO9000标准实施2000版新标准后，也强化了全员参与的要求。但在管理体系实施中，情况并不理想，一个单位在建立体系之初，一般都会明确体系负责的部门和人员，这样做的目的是保证管理体系能够按计划推进。但是，在具体工作过程中，由于横向和纵向职能往往会出现难以协调的情况，所以，体系最终的建立可能只是少数几个人的事，而真正支撑体系有效运行的各个岗位对体系要求并不清楚。
2.3 新旧管理机制的冲突
无论是对管理者，还是对于操作人员来说，管理体系都是一种全新工作方式，对于长期形成的且使用比较熟悉的现有管理模式是一个巨大的挑战。所以，在大多数实施单位中出现了两种管理模式的并存，且经常发生；中突，影响了体系运行效果。尤其是管理体系本身要求工作要规范，要求单位从过程到结果都要符合文件要求，并完成相关记录，在一定程度上与原来管理相比，工作量会有所增加，这就促使体系参与者更不愿放弃旧的管理模式。
2.4 审核深度的影响
质量、环境和职业安全健康等管理体系的实施覆盖面非常广，已经渗透到各个行业和领域，普及率极高。但是在管理体系审核过程中，由于审核员本身素质和业务能力以及敬业精神不够等原因，再加上个人专业和工作经验的限制，体系的审核深度不够，使体系认证审核工作失去了应有的严肃性，审核一次通过率极高，使建立体系的单位产生了错误的认识，认为无论体系运行如何，一般都可以通过认证审核。
2.5 单纯追求市场效应
目前，市场竞争日趋激烈，社会及商业合作伙伴的要求越来越高，很多组织在经济活动中经常会遇到在管理方面提出的要求，甚至有的将管理体系的认证作为市场准入的必备条件。在目前管理体系监管制度不尽完备的情况下，管理体系的实施存在诸多不规范，影响了管理体系的实施和运行。很多单位注重社会和市场影响，忽略了管理体系实施的实际效果，甚至有的单位为达到市场准入的目的，出现花钱买证的情况，严重地背离了推行管理体系的真正意义。
3 管理体系实施中存在问题的应对策略
管理体系已成为企业提高管理水平和谋求长远发展的重要保障，通过管理体系认证，已成为现代企业体现管理水平的重要标志。企业必须保证在建立科学、规范的管理体系上投入更多的资源，克服各种不利因素，针对上述管理体系实施当中存在的问题，提出具体的解决对策。
3.1 建立强有力的组织保证
任何软件的运行都离不开硬件的支持，管理体系作为企业整体存在的重要组成部分，同样必须具备保证有效实施的组织基础。
管理体系从建立开始，就需要方方面面的资源做支撑，且必须在运行过程中得到落实。建立完备的组织机构是管理体系得以有效实施的基础。企业无论是否设立专门的负责机构，都应该满足体系运行的要求，只有这样管理体系才有人管、有人抓，各项要求才能落实。根据工作经验，大部分企业之所以体系实施浮于表面，不能深入，与缺乏组织保证有着直接的关系。管理体系需要人员维护，需要具体落实和监督，强有力的组织保障是根本。
3.2 加大宣传和培训的力度
要使管理体系真正发挥作用，深刻理解其内涵、掌握其精髓是基本前提，全体员工在工作中主动运用是根本保证。所以，让每一个人了解管理体系至关重要。
多数企业在建立管理体系之初都比较注重对体系的宣传，甚至组织大型的宣贯会，这些对管理体系的推动的确有积极的作用。但仅仅这样是远远不够的，企业不能只做到领导重视，
更应该让管理体系的思想深入到每一个员工心中，因为体系运行的基础在基层的每个岗位。只有加大宣传和培训的力度，广大员工才会理解和认识管理体系，才会在工作过程中主动应用，体系运行才能落到实处。
宣传和培训，一方面要突出包括管理体系标准在内的有关要求、管理模式和工作思路，保证能够对管理体系本身的科学性、先进性、规范性及其在管理中的作用和意义有全面的了解和认识。另一方面要结合实际，对管理体系在实际工作中如何运用、体系运行过程中有哪些要求，尤其是管理体系文件的内容等进行全方位培训。
长期以来，企业在管理过程中，形成了一种习惯认识，认为产品质量保证是质量管理部门的工作，安全健康环保问题由安全环保部门总体负责。所以，导致了企业在建立管理体系过程中职责过分依赖主管部门，造成职责分配不合理，表现为职责过于集中和界定不清楚，在体系运行中不能按实际要求执行或根本无法执行。
管理体系采用P—D—C—A的模式运行，管理的各个阶段需要相互支持，且在P—D—C—A各个环节中又包含着相互关联的不同管理职能。为保证管理的各环节协调运行，真正发挥作用，要求各项职责不仅必须落实，而各职责之间的关系和接口要界定清晰，做到事事有人管，事事管到位。
企业在实施管理体系时，明确清晰的管理职责是基础。首先应对相关标准中“机构和职责”要求的各项规定深刻领会，并分析满足标准各方面要求需要哪些职责，对照企业现有组织机构和职责划分的现状，调整或补充，合理配置。在保证管理体系有效运行的前提下，结合企业现有职责分配模式，既能提高管理效率，又可避免无效的调整工作。管理体系需要全员参与，职责分配至关重要。在目前实施的体系中仍然存在许多不合理的职责分配，如标准要素过度集中于某一个或某几个部门；职责划分和描述不清楚等这些都影响了体系的效果。
3.4 真正结合组织的管理现状
无论是ISO9001、ISO14001标准，还是《职业安全健康管理体系审核规范》，都强调标准自身的管理性的特点，即都是管理类标准，而非行为标准，其作用是使管理更加科学和高效。管理体系是管理学家从实践中总结出来的一般性理论，具有广泛的适用性，各类企业都能采用和获得效益，但不同的企业都有各自的特点和具体的管理现状，企业要想使管理体系真正发挥作用，必须在充分考虑自身特点的基础上，从实际情况入手，建立符合企业情况的管理体系，使之成为能够提高管理水平的有力工具。
质量管理体系在建立过程中有一个“过程识别”工作环节，环境管理体系和职业安全健康管理体系在建立过程中都经过“初始评审”，这些过程对管理体系来说都是至关重要的，也是管理体系能够与现行工作有机结合的重要基础之一。其目的主要是系统地分析生产过程，确定特殊的过程；分析和评价现有管理制度、职责以及事故情况，确定重点过程和岗位、风险和环境因素，为管理体系的建立提供资料和依据。企业只有对现行工作分析清楚，在理解标准要求的基础上科学布置和调整各项工作，按标准要求保留有用的东西，并融入体系，去掉冗余的部分，增加原来没有的要素，更加科学化、规范化和程序化，才能使管理体系的思想真正运用于管理过程。
笔者在帮助企业建立管理体系过程中，有一个突出的感受，管理体系的建立，大多数情况下工作集中于少数几个人身上，对工作大包大揽，甚至由少数几个人负责全部体系文件的编写，这样最终导致形成的管理体系文件与实际工作脱节，不符合企业的实际，造成体系难以实施。所以，从体系建立过程就应该做到全员参与，吸收各方面的信息和意见，保证管理体系的各项规定都符合实际和标准，实现管理体系与现实工作的有机结合，真正将管理体系融入管理工作，改善体系实施的主动性和效果。
企业文化贯穿于企业的全部活动，是全体员工共同的价值观和行为规范。企业文化对规范人们的活动，保证企业的长远发展起着重要的作用。我国的企业往往缺乏持续长久的竞争
力，这与长时间没有形成自己的企业文化有一定的关系。在我国，无论什么样的企业，领导者是企业发展的首选，企业的发展系一人之身，没有形成企业长期稳定发展的文化基础，企业抵御变革的能力差。管理体系之所以实施过程中有困难，一个重要的因素是，大多数人认为自己只是在被动地执行着规定，没有形成自发行为，在监督不到位的情况下，不被执行是很自然的事情。
企业推行管理体系的目的是为了提高企业的管理水平，塑造企业的形象，增强市场竞争力，保证企业的长久稳定的发展。目前，在企业中广泛推行的管理体系主要包括：质量管理体系、职<
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