石化企业内部每年都要进行多项新建、改建、扩建和大修理项目的工程施工。要想在石化工程项目施工中加强HSE管理，首先要从制度上入手对各类施工行为进行管理或约束。而各项管理制度的制定又是以文件化的形式表现出来，因此，针对石化工程项目的各种施工行为，制定出详尽的安全、健康、环境管理制度文件是加强石化工程项目施工管理的基础。HSE管理体系文件由4个层次的文件构成，即：①管理手册；②管理程序文件；③管理程序文件的支持性文件（也有人称为运行控制文件）；④作业指导书。在某种意义上说，HSE管理体系文件是对我们以往所有涉及安全、健康、环境管理的各种管理制度文件的重新制定、修定或完善，并且更具有科学性、先进性。因此，在石化企业加强HSE管理体系文件的编写，完善以往安全、健康、环保管理制度文件中的不足，是件很有意义的工作。
存在不足
1 制定管理制度文件的目的不够明确
在建立或实施HSE体系之前，石化企业的许多管理制度文件未将颁发文件的目的说清楚， 这样不利于文件阅读者迅速掌握文件的要旨；一些安全、健康、环境控制指标得不到明确，不利于管理制度的执行者了解其工作目标；HSE管理的总体目标、方针在此类管理制度文件中没有得到具体的细分、说明，从而影响了HSE管理总体目标、方针的实现。
2 文件的适用范围不清
有些管理制度文件未对文件的适用范围说清楚，这样做的结果，可能会发生以下这些偏差：
（1）造成适用范围上的误解，人为地扩大或缩小某类文件的管理范围。如某些工程施工项目中的动火作业，有些人认为在石化装置内的作业须执行某些动火作业制度，在装置外就可以不按照那些制度执行；再比如同样内容的动火作业，在甲单位可能被认定为一级动火，而在乙单位则可能被认定为二级动火。
（2）造成概念上的认识误差。如某一工程招标管理文件中所描述的“招标”，在同一文件中，前文所说的招标，是指由多个施工单位参加的招标和仅有一个施工单位参加的议标的总和，而在后文中所说的招标，则仅仅指的是由多个施工单位参加的招标。工程招标概念意义上的不同，管理上各项操作也不相同，在同一文件中出现两种概念意义上的招标而没有注意区分，则会让人们在执行制度文件时产生误差，难于确定一些管理是适用于此招标，还是适用于彼招标。
3 对有些术语、专业用词缺乏明确的界定、说明
这会使某些文件的阅读者猜测、推断这些词的意义，如在某一保护环境、节约能源的管理制度文件中提到了“重点能耗设备”，某一施工管理制度文件中提到的“大型危险破土作业”等，何谓“重点”、何谓“大型危险”，如这类术语得不到相应的定义、说明，则会给我们的管理带来混乱。
4 职责不明、事务不清
职责不清主要反映在以下方面描述的不清：管理上的某些事该由何人去做；不同的人员应该履行什么样的职责；谁落实风险控制与防范措施；谁来保证检查、监督制度的实施；何人去制定施工方案；谁去做施工项目的安全、健康、环境评价；谁负责审核，等等。
职责上的不明确，容易在管理中造成建设方认为应该是施工方做的事情，施工方却认为应该是建设方去做；安全员认为应该是技术员做的事情，技术员却认为安全员可能已经做过了，这会导致管理工作中的互相推委、扯皮，引发事故。
5 工作程序不明确
文件中的这类问题较多，主要有以下这些情况：
（1）施工活动的程序、步骤不清，顺序颠倒；
（2）各项施工活动的衔接关系不明，各类人员的职责区分不清，施工管理的办法似是而非，防范控制措施缺乏、遗漏等；
（3）对一些具体的施工活动不细分，没有明确由何人何时在何处去做什么、怎么去做、为什么要这样做等问题，其结果很有可能造成施工管理上的混乱、施工作业缺乏规范。
（4）检查、监督活动不明确，既不明确执行检查的部门和人员，也不明确检查的内容、检查的频次、奖惩措施，等等，其结果是容易出现施工管理的标准不一致、施工管理中掺杂个人感情因素等现象。
6 文件的引用不明、难以掌握
不指明所引用的相关文件或标准的名称，则不便于管理制度文件的执行人、阅读者查找相关资料或说明，会给工程项目施工及其管理带来一些不必要的麻烦。如某一工程施工临时用电管理制度文件中所提到的“五线制”，由于文件中未做有关说明，相关文件中又较少定义或解释其含义，会使一些非电气专业的安全管理人员感到无从理解、不知所云。
7 管理制度落实形成记录化的描述不清
对有些需要细分、记录的管理内容，不做文件化、记录化、档案化的处理或说明，会使他人无法判断一些具体的管理事项到底有没有得到落实，甚至有时还易出现执行者不知如何做起的情况。所有这些将会导致管理制度文件的可操作性差、管理制度得不到严格落实的现象出现。
编写方法
1 明确指定管理制度文件的目的，细化、明确HSE控制指标
在编写管理制度文件时，要尽量精练描述编写文件的目的，建议使用如下引导语：①为了……制定本程序（规定）；②本程序规定了……。
2 要明确适用范围
在编写管理制度文件的适用范围时要明确行政管理范围、地理区域、应用领域等，要让人们知道这项制度或规定适不适用于自己。建议使用的引导语为：本程序适用于……。
3 要比较准确地描述术语、专业用词的含义
俗话说：好的施工方案应该是“傻瓜方案”，意思就是说：好的施工方案是人人都能看得懂的方案，按照方案去做不会出现事故。我们在编写管理制度文件时，也应保证每个看过文件的人都知道自己做的是什么、怎么做，对一些术语、专业用词的描述，既要保证内行人看得懂，也要保证外行人看得懂，要保证人们在理解上不会出现差错。
4 分清职责、理顺关系
要让每个工程管理的参与者或者每个施工人员都能够弄清自己的职责、都能够知道每项工作应该怎样去做。在编写职责时应注意以下几方面内容：
（1）既要说明同一管理层次不同部门的职责，还要说明不同管理层次部门间的职责，有时甚至还要说明不同岗位、不同工种人员的职责；
（2）各个管理层次的职责应自上而下编写，并最终要使每项工作、每项活动落实到每个人；
（3）要充分体现5W1H原则，即：何人（Who）、何时（When）、在哪里（Where）、做哪项工作（Which）、为什么要这样做（Why）、怎样去做（How），从而做到事事有人管、人人保安全。
5 明确工作程序
要明确工作程序，做到顺序正确、描述准确、关系通顺、监督到位。有时要做到这16个字是比较困难的，因此需要我们花时间、动脑筋，仔细地组织文字，建议考虑以下方法的运用：①通过绘制工作程序流程图并辅以说明来描述工作程序；②编制相应的记录表格，明确其中的工作内容，由此确保每项制度、规定有人落实、有人检查。
此外，还应注明相关文件、标准或者规范，完善工作、检查记录。笔者认为，通过上述系统的考虑，仔细的编写，可以得到一个比较全面、便于操作的管理制度文件。
在编写、修订、完善工程项目施工HSE管理体系文件时，还应特别重视以下方面的内容：
（1）要注重危害识别、风险评价风险控制与防范方面的考虑，在制定工程项目施工HSE管理体系文件时，要体现HSE管理体系“事前预防”的思想理念；
（2）要充分体现PDCA循环，即计划、实施、检查、改进的原则，因为只有通过PDCA持续改进的方式，才能最终使我们各项工程管理工作得到不断提高；
（3）要明确文件由谁或哪个部门来制定，要明确谁来审批、谁来修订，只这样才能使持续改进工作落在实处。
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