1．目的
为建立健全OHSMS的相关记录，以证实OHSMS活动符合法律、法规及相关要求，并为OHSMS有效运行提供证据，特制定本程序。
2．范围
本程序适用于对公司OHSMS运行所有相关记录的管理。
3．职责
3．1安全处负责OHS记录的统一管理。
3．2OHS记录的产生部门(单位)负责记录的归档、标识、保存及过期记录的处置。
4．工作程序
4．1OHS记录的范围
OHS记录是记载所实施OHS活动或取得成果的客观依据，记录既包括了本单位自己产生的内部记录，也包括OHSMS运行中接收的外部记录。
4．2OHS记录的媒介形式及填写要求
4．2．1OHS记录为一般文字记录形式，也可以为拷贝或电子媒体。
4．2．2OHS记录在填写过程中要字迹清楚、标识明确、完整真实。如果出现错误需要修改，应圈掉错误的，写上正确的并签名。不能空项，无内容时划“杠线”。
4．3OHS记录的设计
4．3．1安全处负责OHSMS表、证、帐、卡的设计管理，表、证、帐、卡所记录的内容应确保对OHS相关的活动、产品或服务的可追溯性。
4．3．2OHS记录和形成OHSMS相关记录的表、证、帐、卡等，其编码规则应按《企业标准化工作导则》有关规定执行。
4．3．3职能处室负责本专业相关的OHS记录的设计。
4．4OHS记录的收集、装订和归档
4．4．1收集
各单位应有专门负责OHS记录的管理人员，负责对本单位的OHS记录进行管理。每一活动结束后，该项活动的负责人均应按时将该项记录本单位的OHS记录管理人员，以便进行统一管理。
4．4．2装订、归档和标识
各单位OHS记录的管理人员负责依据OHS记录编码标识规则进行分类装订成册，编制归档清单，在封面上明确归档标识，记录名称、卷册号、页数、保存期(年、月—年、月)、装订人。
4．5OHS记录的保存
4．5．1各有关单位应根据OHSMS的要求，编制本单位的OHS记录清单。
4．5．2各类记录均应保存在适当的场所中，并做到防潮、防变质、防损坏丢失，且便于存取。
4．5．3所有OHS记录按规定类别和保存时间妥善保管，易检索、易查寻。
4．5．4属计算机单独贮存的OHS记录，要复制备份文件，以防原始记录丢失。
4．5．5OHS记录不允许借阅，只允许在其保存处查阅。
4．5．6对超过保存期的OHS记录，由各单位OH5记录管理人员进行销毁。
5．相关文件
企业标准化工作导则
6．相关记录
OHS 记 录 清 单
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