体系文件的编制／程序文件
发表日期：2011-04-23 11:43:10 来源：互联网; 点击次数：
程序文件
程序文件是体系中的第二个层次文件，是“为进行某些活动所规定的途径”，也就是为实施体系要素所规定的方法。
程序文件是组织实施体系并规范组织的安全生产管理行为的主要管理文件，它的有效实施关系到组织对遵守职业健康安全法规和其他要求的承诺，关系到对风险控制和持续改进的承诺，关系到能否预期实现组织的职业健康安全方针，关系到组织能否按计划完成职业健康安全目标。
程序文件也是职业健康安全管理手册的支撑性文件，更进一步具体明确了组织实施安全生产管理工作的程序、方法和要求。
（一） 程序文件的要求
1． 程序文件要有针对性
每一个程序文件都应针对组织活动、产品或服务的特点，包含职业健康安全管理体系要素中一个逻辑上相对独立的内容，可以是管理体系是的一个体系要素；可以是体系要素中的一个活动；或是几个体系要素中具有相关要求的一组活动。程序文件一定要有针对性。
2． 程序文件要有可操作性
程序文件是组织有效实施体系的一组管理文件，程序文件规定了实施的目的和适用范围，规定了实施的主管部门和相关部门，明确了职责和权限，规定了实施的步骤、方法和要求。按程序文件实施就是使标准要求结合组织活动、产品或服务的特点有了可操作性的依据，因此，程序文件一定要有可操作性。
3． 程序文件要有可评比性和可检查性
体系的实施一个重要的标志就是有效性的检验，实施过程中不断地评价是否改进了组织的安全生产管理，是否控制和减少了事故的产生，是否达到了预期的目标等。只有在不断地评比中才能完善体系，才能实现安全生产绩效和体系持续地改进，因此程序文件中要体现可评比性和可检查性，需要时应附以相应的控制标准。
（二） 程序文件的结构格式和内容
在体系程序文件中通常包括：
——管理活动的目的和范围；
——谁来做和做什么；
——何时、何地以及如何做；
——采用什么材料、设备和技术；
——如何对活动进行控制和记录等内容。
为便于规范组织的安全管理行为，程序文件建议采用如下统一的结构格式：
1． 程序文件的编号和名称
程序文件的编号应体现GB/T 28001中体系要素的编号以及管理活动的层次，以便识别。程序文件名称应明确说明开展的活动及其特点，如：“危险源辨识及风险评价程序”、“职业健康安全管理体系内部审核程序”等。
2． 程序文件内容
（1） 目的和适用范围
简要说明该程序管理活动的目的适用范围。
（2） 引用的标准及文件
引用的标准及文件包括国家、行业、地方以及企业内部制定的与本程序实施相关联的标准和文件，如其他程序文件等。
（3） 定义
本程序文件中涉及到的行业及企业常用的术语定义，以便于理解。
（4） 职责
指明实施该程序文件的主管部门及相关部门、职责、权限，接口及相互关系。
（5） 工作程序
列出实施此项管理活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确输入、转移和输出的内容；明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项活动由谁干、什么时间干、什么场合（地点）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求，需形成记录和报告的内容；出现例外情况下的处理措施等，必要时辅以流程图。
（6） 报告和记录格式
确定使用该程序时的记录和报告格式，记录和保存的期限。
（7） 相关文件
列出与该程序文件相关的作业指导书、操作规程、工艺卡及其他有关规程等支撑性文件的清单。
程序文件文字应简练、明确易懂、并得到主管部门负责人同意以及相关部门对接口关系的认可，经审批后实施。
（三） 程序文件的编制
1． 清理和分析原有规章制度
组织原有的各种安全生产的标准、规章和制度等文件，其中有很多是行之有效的制度，有些也具有“程序”的性质，当然也有不足之处，因此，对原有企业的各种管理文件在保证体系有效运行前提下，按GB/T 28001的要求对原有管理文件进行清理和分析，摘其有用、删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。
2． 编制程序文件明细表
根据体系的总体策划，按所确定的危险源，特别是重要危险源及GB/T 28001的要求逐级展开，首先制定出程序文件的明细表，明确程序文件的主管部门及相关部门的职责，对照已有的多种文件，确定哪些文件重写，哪些文件改写以及哪些文件需完善，制定计划逐步完成。
3． 程序文件编写
程序文件的编写一般由该体系要素的主管部门负责，由相关部门派人参加，共同依据体系要素的基本要求，参照组织原有相关的管理规定进行编写，直到完成初稿。
4． 讨论修改
定期组织相关部门人员进行讨论、修改，并逐步扩大讨论范围。这阶段活动是很重要的，对参加讨论的人员来说，是不断学习、不断提高的过程；对组织来说，也是使程序文件不断完善和扩大影响的过程，组织的好可以加速体系的试运行活动。
5． 组织专人完稿
在经过多次讨论、修改的基础上，最终应在组织内部选聘对组织活动、产品或服务的特点熟悉；了解组织的生产工艺流程；对体系的基本要求有较深的理解以及具有一定的文字写作功底的人员来定稿，其目的就是达到使体系文件前后协调，避免发生矛盾；文字简练，易学易懂，避免含糊不清，产生二义性的词句。
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